Portal Funduszy Europejskich

Forma i procedura kontroli

Dokładne przepisy dotyczące kontroli odnajdziesz w Wytycznych w zakresie Procesu kontroli dla Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających dla Programu Innowacyjna Gospodarka 2007-2013  Ciebie, jako beneficjenta, najbardziej interesuje część dotycząca kontroli projektów. Składa się na nią kilka rodzajów kontroli, opisanych poniżej.

Zadania związane z kontrolą Programu realizowane są przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Wdrażającą.

Weryfikacja wydatków i dokumentów poświadczających poniesienie wydatków

Weryfikacja Wniosków o płatność, które składasz dokonywana jest pod kątem formalnym, finansowym i merytorycznym. Weryfikacja dotyczy w szczególności sprawdzenia dostarczenia współfinansowanych towarów i usług, faktycznego poniesienia wydatków, prawidłowości sporządzenia Wniosków o płatność oraz zgodności projektów i poniesionych wydatków z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, a także postanowieniami Umowy o dofinansowanie projektu.

W optymalnej sytuacji kontrola obejmować powinna wszystkie dokumenty dołączone do Wniosku o płatność poświadczające poniesione wydatki. Jednakże, w przypadku niektórych działań, ze względu na charakter i liczbę realizowanych projektów dopuszcza się możliwość weryfikacji wybranych dokumentów poświadczających wydatki ujęte w danym Wniosku o płatność.

Dokumenty dołączone do Wniosku o płatność powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem i opisane w taki sposób, aby widoczny był związek danego towaru/usługi z realizowanym projektem oraz odnosić się do konkretnej pozycji wynikającej z kosztorysu. Dowód księgowy powinien być również podpisany przez uprawnioną osobę akceptującą dokument ze strony beneficjenta oraz zawierać dekretację, numer księgowy, numer umowy oraz informację o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Weryfikacja Wniosków o płatność składa się z podstawowych etapów:

• Wniosek o płatność wraz z wymaganymi załącznikami i dokumentacją przekazujesz do właściwej instytucji,
• w terminie określonym Umową o dofinansowanie przeprowadzana jest weryfikacja wszystkich lub wybranych dokumentów poświadczających wydatki,
• dane z Wniosku o płatność oraz wynik weryfikacji rejestrowany jest w systemie informatycznym.
  

Weryfikacja Wniosku o płatność dokonywana jest zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”.

Po pozytywnej weryfikacji Wniosku o płatność (a w przypadku wniosku końcowego także po pozytywnym wyniku kontroli na zakończenie realizacji projektu, o ile projekt ten znalazł się w planie kontroli) następuje refundacja wydatków poniesionych przez beneficjenta z publicznych środków wspólnotowych lub innych środków publicznych na podstawie Umowy o dofinansowanie.

Kontrola na miejscu realizacji projektu

Przeprowadzanie kontroli na miejscu realizacji projektu w zakresie weryfikacji poniesionych wydatków, polegać ma na sprawdzeniu, czy towary i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście nabyte i dostarczone, a zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione zgodnie z zawartą Umową o dofinansowanie projektu. Ponadto, weryfikacja wydatków podczas kontroli na miejscu ma na celu sprawdzenie spójności informacji zawartych we Wnioskach o płatność i sprawozdaniach ze stanem faktycznym oraz zgodności poniesienia wydatków z zasadami prawa wspólnotowego i krajowego, w tym z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków. Kontrole na miejscu przeprowadzają Instytucja Pośrednicząca oraz Instytucja Wdrażająca w zakresie delegowanych uprawnień lub inne instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień.

Przeprowadzenie kontroli na miejscu ma na celu również potwierdzenie, że prawidłowo przeprowadziłeś postępowanie o udzielenie zamówienia i dokonałeś wyboru najkorzystniejszej oferty, jeśli byłeś zobowiązany do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych przy wyborze wykonawcy zamówienia. W przypadku zaś, gdy nie byłeś zobowiązany do stosowania przepisów powyższej ustawy, ma na celu potwierdzenie, że dokonałeś wyboru najkorzystniejszej oferty z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równości oferentów.

Przebieg kontroli

Prawidłowo przeprowadzona kontrola projektów polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej (jak np. sprawdzenie w ewidencji środków trwałych ujęcia zakupionych urządzeń), umów, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów lub usług, dokonania oględzin przedmiotu projektu, przeprowadzenia rozmów z odpowiednimi osobami, zebrania wyjaśnień.

Przeprowadzona kontrola powinna dostarczyć informacji co do rzeczywistego wykonania zobowiązań z Umowy o dofinansowanie projektu lub wykonania obowiązków wynikających z zawartego porozumienia lub umowy. Kontrola powinna również dostarczyć informacji co do zgodności realizacji projektu lub wykonywania delegowanych zadań z prawem wspólnotowym i krajowym.

Podczas trwania kontroli zespół kontrolujący ma prawo gromadzić dowody na potwierdzenie ustaleń faktycznych i prawnych. Dowodami dotyczącymi realizowanego projektu mogą być np. pisemne wyjaśnienia, zdjęcia, wypisy z dokumentów, kserokopie dokumentów źródłowych, protokół oględzin i inne dokumenty stanowiące podstawę do potwierdzenia stanu faktycznego.

Kontrole doraźne

Wszystkie instytucje uczestniczące we wdrażaniu Programu Innowacyjna Gospodarka mogą przeprowadzać kontrole doraźne w zakresie kontroli na miejscu. Kontrole doraźne przeprowadza się w szczególności, gdy zachodzi sytuacja podejrzenia nieprawidłowości w realizacji projektu lub wystąpienia istotnych uchybień.

Do przeprowadzenia kontroli doraźnej stosuje się zasady postępowania jakie obowiązują podczas planowych kontroli z tą różnicą, że nie ujmuje się ich w rocznych planach kontroli oraz nie ma konieczności wysyłania zawiadomienia o planowanym przeprowadzeniu kontroli.

Zakończenie

Po pomyślnej kontroli na zakończenie projektu oraz pozytywnej weryfikacji Twojego Wniosku o płatność końcową można uznać, że Twój projekt został zakończony! Wtedy otrzymasz przelew środków na swoje konto.

Pamiętaj, że musisz zapewnić trwałość efektów projektu przez okres minimum 5 lat od zakończenia projektu lub 3 lat od zakończenia projektu w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw.

Pojęcie „trwałości projektu” rozumiane jest jako nie poddanie projektu tak zwanej znaczącej modyfikacji tj.:

• modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści (taką modyfikacją może być np. zmiana harmonogramu projektu czy zmiana wielkości Twojej firmy z średniej na dużą),
• wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury lub z zaprzestania działalności produkcyjnej.

A jeżeli jeszcze nie rozpocząłeś kolejnego projektu w ramach Programu Innowacyjna Gospodarka, możesz śmiało szykować się do następnego naboru (pamiętaj jednak: kolejna dotacja nie może być udzielona na te same wydatki, co wcześniej).